OCI/Punchout
Wanneer het om e-Procurement gaat, valt vroeg of laat altijd de term OCI. In dit verband wordt ook gesproken over PunchOut- en ERP-systemen. Mensen uit het vak weten onmiddellijk wat met deze afkortingen en technische termen wordt bedoeld. Daarnaast hebben deze professionals ook een uitgebreide kennis van de processtromen en de koppelingen tussen een OCI online shop en het gebruikersspecifieke ERP.
Vaak wordt over het hoofd gezien dat minder goed geïnformeerde mensen deze onderwerpen al snel niet meer kunnen volgen. Daarom leggen wij de bovengenoemde technische termen OCI en PunchOut hieronder uit.
Meer informatie over E-Procurement
Om wildgroei in de inkoop te voorkomen, zijn er in de meeste bedrijven, overheidsinstanties, scholen en andere instellingen specifieke inkoopprocessen die strikt moeten worden nageleefd.
Daarnaast worden voor de inkoopplanning vaak interne goederenbeheersystemen of ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) gebruikt. OCI is ontwikkeld om een online platform met productassortimenten te koppelen aan een ERP-systeem.
OCI is de afkorting van Open Catalog Interface. Of met andere woorden: de Open Catalogus Interface wijst een gedefinieerde standaard aan voor de uitwisseling van productinformatie.
OCI werd oorspronkelijk door het softwarebedrijf SAP ontwikkeld om het bestellen van op externe websites aangeboden producten via het SAP merchandise management systeem mogelijk te maken.
De OCI-norm is echter niet noodzakelijk gebonden aan SAP. Naast SAP is een OCI-verbinding standaard mogelijk in alle gangbare ERP-systemen.
Toegang vanuit het eigen ERP-systeem tot een externe productcatalogus wordt vaak "punchout" genoemd. In het dagelijks taalgebruik worden beide termen (OCI en punchout) vaak als synoniem gebruikt.
Om als zakelijke klant via OCI Punchout toegang te krijgen tot de informatie van een productcatalogus, moeten de toekomstige gebruikers en de productaanbieder vooraf een korte overeenkomst sluiten. Wij hebben de belangrijkste punten hier kort samengevat:
-
Het bestaande ERP-systeem van de klant (SAP Ariba, Coupa, Oracle, Jaegger, Zycus of een vergelijkbaar systeem) moet de OCI-verbinding ondersteunen.
-
De URL van de webshop, de inloggegevens en het retouradres voor de verzending van de bestelling (OCI-geschikt winkelmandje) moeten in het ERP-systeem worden opgeslagen.
-
Das Format und die Klassifizierung der bestellfähigen Artikel müssen zu den Warengruppen des kundenspezifischen ERP-Systems kompatibel sein (UNSPSC oder eClass).
-
Das im OCI-Shop gezeigte Sortiment kann jeder Kunde individuell und firmenspezifisch auswählen bzw. definieren.
-
Eventuell anfallende Kosten müssen mit dem Kunden abgeklärt werden, falls für das ERP-System ein Dienstleister genutzt wird.
-
Wichtig! Auf beiden Seiten muss eine Person benannt werden, die für eventuelle Rückfragen oder zum Austausch von wichtigen Informationen zur Verfügung steht.
Zodra alle punten zijn opgehelderd, zet de leverancier van het produkt een OCI-shop op volgens de eisen van de klant. Wij zouden graag de volgende grafiek gebruiken om het punchout bestelproces te illustreren:
Voor een beter overzicht wordt slechts één ERP-gebruiker getoond. Verschillende gebruikers kunnen echter parallel toegang krijgen tot de OCI-winkel.
1. De gebruiker wil een bestelling plaatsen voor goederen in het interne ERP-systeem.
2. Punchout van het ERP-systeem naar de OCI-shop met automatische login.
3. In de OCI-winkel worden de geselecteerde artikelen in de winkelwagen geplaatst.
4. Het OCI-winkelwagentje wordt via elektronische gegevensuitwisseling (EDI) overgebracht naar het ERP-systeem.
5. Een order wordt gegenereerd in het ERP-systeem volgens de interne bedrijfsspecificaties.
6. De bestelling wordt teruggestuurd naar de exploitant van de OCI-winkel.
7. de bestelling wordt verwerkt, de goederen worden geleverd en er wordt een factuur opgesteld.
-
Het grote voordeel van e-procurement via Punchout is enerzijds dat gebruikers toegang hebben tot het volledige productassortiment van de leverancier. Anderzijds wordt het eigen goederenbeheersysteem van de onderneming niet nodeloos belast met overbodige productgegevens uit de winkel van de leverancier.
-
De beschikbare OCI-catalogus of OCI-shop kan op verzoek van de klant worden gestructureerd volgens productgroepen, eClass/UNSPSC-codes, merken, prijzen of andere kenmerken.
-
Door groepen goederen uit te sluiten, kunnen aankopen waarvoor geen toestemming is gegeven worden vermeden.
-
Prijzen, actuele kortingen en beschikbaarheidsindicaties vinden in real time plaats via de OCI-verbinding.
-
Dankzij de overname van het winkelwagentje in de OCI-shop kunnen de bestel- en goedkeuringsprocessen die reeds in het bedrijf bestaan en worden toegepast, naadloos worden voortgezet.
-
Door de koppeling van inkoopplatforms, zoals de Conrad Electronic Marketplace, bestaat de mogelijkheid om een voortdurend groeiend aantal artikelen via slechts één leverancier in te kopen (oplossing met één schuldeiser).
Beide eProcurement-systemen worden gebruikt in e-business of e-commerce. Beschikt het bedrijf niet over een eigen ERP-tool, maar alleen over een internetbrowser, dan biedt de Smart Procure-oplossing zich aan als interface.
Hier krijgen de gebruikers ook toegang tot een OCI-winkel, maar het winkelwagentje wordt niet teruggegeven aan de gebruiker. In plaats daarvan wordt de winkelwagen overgenomen door het Smart Procurement-systeem. De gebruikers kunnen echter rechtstreeks invloed uitoefenen op het Smart Procurement-systeem om een inkooporder te genereren, inclusief richtlijnen voor vrijgave. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het artikel over Smart Procurement.
Als zakelijke klanten al een hun eigen e-Procurement systeem hebben ingevoerd en dit ook intensief gebruiken, dan zou de integratie van de produktgegevens van een externe on-line winkel via een OCI-interface zeker de betere oplossing zijn.
In een tijd die steeds sneller gaat, moeten bedrijven en ondernemingen zich ook steeds sneller aanpassen aan de huidige marktsituaties. Dit treft zowel leveranciers als hun zakelijke klanten. Veel processen, zoals de aanschaf van goederen en diensten, moeten intern worden gestandaardiseerd en elektronisch worden geautomatiseerd. Dit bespaart kostbare tijd en maakt personele middelen vrij voor andere taken. Om echter te voorkomen dat uw eigen systeem wordt overbelast met enorme hoeveelheden catalogusgegevens uit de winkel van de leverancier, is toegang tot externe catalogi via een OCI-interface de perfecte oplossing.