Advies
Wat zijn tijdregistratie-systemen?
Systemen voor tijdregistratie worden gebruikt om de werkuren van het personeel te registreren, zodat bijvoorbeeld een factuur kan worden opgesteld voor de diensten die in die periode zijn verricht. Wat vroeger de prikklok was, wordt nu gedaan door een elektronisch tijdregistratietoestel met een sensor en tijdregistratiesoftware.
Een toegangscontrolesysteem daarentegen zorgt ervoor dat alleen personen die aan vooraf vastgestelde toegangsvereisten voldoen, een ruimte binnenkomen. Dit zorgt ervoor dat onbevoegden de werkzaamheden niet verstoren of zichzelf in gevaar brengen. In de praktijk is het niet ongebruikelijk dat tijdregistratie- en toegangscontrolesystemen worden gecombineerd en via hetzelfde systeem worden beheerd.
Hoe werken tijdregistratie en toegangscontrole?
Moderne systemen die de werktijden van werknemers registreren en de toegang beheren, werken met een chipkaart of transponder en een lezer. Voor de draadloze communicatie tussen de apparaten in de nabijheid van het veld wordt gebruik gemaakt van RFID-technologie (Radio Frequency Identification), waarbij radiogolven worden gebruikt om een opgeslagen code door te geven. Dit wordt ontvangen door de sensor in de lezer en brengt een specifieke actie op gang, bijvoorbeeld het begin van de tijdregistratie en/of het openen van een deur. Het geheel wordt bestuurd via centrale tijdregistratiesoftware, waardoor het snel en gemakkelijk te gebruiken is. De tijdregistratie stopt zodra de werknemer de chip weer tegen een lezer houdt.
De transponder of chipkaart wordt geprogrammeerd via centrale software. Als chips opnieuw moeten worden geprogrammeerd, bijvoorbeeld om de werknemer toegang te verlenen tot nieuwe zones, kan dit via de software in enkele minuten worden gedaan. Als de chip verloren gaat, kan hij met een paar klikken worden geblokkeerd om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot het gebouw. In het verleden was het soms nodig de sluitcilinders van deuren te vervangen en nieuwe sleutels uit te delen.
Moderne oplossingen bestaan meestal uit een permanent gemonteerde lezer, bijvoorbeeld bij de hoofdingang of de personeelsingang van het bedrijf. Werknemers ontvangen een handige, kleine transponder of kaart met een programmeerbare chip die wordt gevoed met de informatie van de nieuwe eigenaar en deze via RFID verzendt. Zodra werknemers het gebouw betreden, houden zij de chipkaart of transponder kort tegen de lezer, wachten op een kort geluidssignaal of een statusmelding op het display en zijn dan ingelogd.
Voordelen van elektronische tijdregistratie en toegangscontrole
Vanaf dat moment tikt de klok en registreert de aanwezigheid van de werknemer tot op de seconde nauwkeurig, totdat de transponder of chipkaart weer tegen de lezer wordt gehouden. Indien ook bij pauzeruimten of andere uitgangen apparaten worden geïnstalleerd, is het mogelijk de pauzetijden te loggen. Dit is gunstig voor het bewijs bij de wetgever, maar ook voor de werkgever zelf. Op die manier kan ervoor worden gezorgd dat de werknemers zich aan de (wettelijke) pauzetijden houden.
Soms kan het tot onzekerheid onder het personeel leiden wanneer in bedrijven een tijdregistratiesysteem wordt ingevoerd. Er kan angst bestaan om na de invoering van een dergelijk systeem door de werkgever te worden "gecontroleerd". In feite kan een professioneel tijdregistratiesysteem vele voordelen hebben voor beide partijen. De werknemer houdt bijvoorbeeld het exacte aantal gewerkte uren bij en, indien van toepassing, overuren, vakantie- en ziektedagen.
Bovendien is het mogelijk en soms zinvol om tijdsregistratie en toegangscontrole aan elkaar te koppelen. Op die manier doorlopen de werknemers twee stappen tegelijk: enerzijds beginnen ze met de tijdregistratie, anderzijds krijgen ze zelf toegang tot de werkplek. Toegangsautorisaties kunnen nauwkeurig worden gedefinieerd voor afzonderlijke gebieden om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot specifieke kamers of verdiepingen. Aangezien de programmering via software verloopt, kunnen spontane wijzigingen snel en gemakkelijk worden doorgevoerd. Dit betekent ook dat RFID-chips kunnen worden toegewezen aan bezoekers, die beperkt kunnen worden in de tijd. Indien de bezoeker de kaart of de kleine chip niet heeft ingeleverd, vormt deze omstandigheid achteraf geen veiligheidsrisico.
Eenvoudige programmering van de tijdregistratiesoftware
Moderne elektronische tijdregistratie biedt veel meer dan alleen de registratie van werkuren. Met behulp daarvan kunnen afzonderlijke werkstappen worden geregistreerd, bijvoorbeeld wanneer het gaat om de evaluatie van specifieke projecten. De geregistreerde gegevens en dus de voortgang van het project kunnen op elk moment en zelfs in real time worden gecontroleerd. Deze informatie is nuttig wanneer het erom gaat meerderen of klanten informatie te verstrekken over de huidige projectstatus. Maar er is ook een voordeel voor de facturering na voltooiing van het project: de uren kunnen rechtstreeks en met weinig moeite in de berekeningen worden opgenomen, wat voor meer transparantie zorgt. Op die manier kan de klant zien aan welke taken de meeste tijd werd besteed en kan hij het projectwerk beter begrijpen. Voor de leidinggevenden en de projectdeelnemers resulteert de tijdsregistratie in empirische waarden voor toekomstige projecten.
FAQ - vaak gestelde vragen over tijdregistratie- en toegangscontrolesystemen
Zijn er andere mogelijkheden voor elektronische tijdregistratie en toegangscontrole?
Intussen bestaan er niet alleen meer elektronische tijdregistratiesystemen en toegangscontroles met RFID-transponders of chipkaarten. De op RFID gebaseerde technologie NFC ("Near Field Communication") maakt zelfs het gebruik van de eigen smartphone mogelijk. Als in de smartphone een NFC-chip is geïnstalleerd, kan deze worden gebruikt voor elektronische tijdregistratie en toegangsherkenning. Voorwaarde hiervoor is dat alle werknemers beschikken over een geschikt apparaat voor dit soort mobiele tijdregistratie, zoals een smartphone die voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.
Hebben tijdregistratiesystemen ook zin voor kleine ondernemingen?
Tijdregistratie- en toegangscontrolesystemen zijn niet alleen nuttig voor grote ondernemingen, maar ook voor kleinere bedrijven. Zij zorgen ervoor dat elke werknemer zijn werkuren op betrouwbare wijze kan registreren, terwijl de werkgever altijd het overzicht behoudt. Gevoelige zones binnen het bedrijf worden ook beschermd, aangezien de toegangen flexibel en snel kunnen worden geprogrammeerd. Moderne werktijdregistratie is niet duur en kan zelfs geld besparen omdat de HR-afdeling niet langer veel tijd hoeft te besteden aan de beoordeling van tijdkaarten.