C-Parts management
De aankoop van goederen in bedrijven en ondernemingen is elke dag een uitdaging. Afhankelijk van het soort en de hoeveelheid aan te schaffen goederen, moet worden onderhandeld over contracten waarmee soms miljoenen euro's zijn gemoeid. Het is dus niet verwonderlijk dat de inkoopafdelingen zich op de grote projecten concentreren.
Maar bij al deze inzet mogen de vele kleine en ogenschijnlijk goedkope zaken niet worden vergeten. Helaas worden deze zogenaamde C-parts in veel bedrijven nogal verwaarloosd. Toch is er juist op dit gebied veel potentieel voor besparingsmaatregelen. Zelfs als de artikelprijzen relatief laag zijn. Wij leggen u graag uit wat het strategische belang is van C-parts management en hoe het besparingspotentieel ten volle kan worden benut.
Meer informatie over e-Procurement
In ondernemingen zijn elke dag verschillende goederen nodig. Deze moeten op tijd beschikbaar zijn, zodat het waardecreatieproces niet wordt onderbroken en de toeleveringsketen, d.w.z. de toeleveringsketen aan de klant, niet in gevaar komt. Het maakt een groot verschil of bijvoorbeeld een machine, een bepaalde grondstof of diverse kleine onderdelen moeten worden aangekocht.
De verschillende groepen goederen hebben een verschillend gewicht wegens hun materiële waarde en hun belang voor het operationele proces. De term C-parts is afgeleid van de ABC-analyse. De ABC-analyse wordt gebruikt om een exacte onderverdeling te maken. Op deze wijze kunnen alle benodigde goederen worden verdeeld in drie klassen (ABC-onderdelen), die vervolgens binnen het bedrijf afzonderlijk worden behandeld en verzorgd.
In de ABC-analyse worden de vereiste hoeveelheid in een bepaalde periode en de waarde van de aan te schaffen goederen gebruikt voor de beoordeling. De verdeling van de hoeveelheid en de waarde kan er dan als volgt uitzien:
Classificatie door de ABC-Analyse
| Classificatie | Kenmerken | Hoeveelheid en waarde |
|---|---|---|
| A-parts | Zeer laag aantal en hoge waarde van de producten. | 10 - 20% van de hoeveelheid producten komt overeen met ongeveer 70 - 80% van de waarde van de producten. |
| B-parts | Laag aantal en gemiddelde waarde van de producten. | 10 - 40% van de hoeveelheid producten komt overeen met ongeveer 10 - 25% van de waarde van de producten. |
| C-parts | Hoog aantal en lage waarde van de producten. | 50 - 70% van de hoeveelheid producten komt overeen met ongeveer 5 - 10% van de waarde van de goederen. |
In veel bedrijven zijn de klassieke C-parts bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden en MRO-goederen. Dit zijn producten die nodig zijn voor onderhoud, reparatie en exploitatie. Maar ook hygiëneartikelen, werkveiligheidsuitrusting en verbruiksgoederen tellen als C-parts.
Aangezien C-parts, in tegenstelling tot categorie A- of B-producten, meestal in het lagere prijssegment worden aangetroffen, zijn zij vaak niet noodzakelijk het aandachtspunt van de inkoopafdeling. Maar dit is een grove fout vanuit het oogpunt van bedrijfsbeheer.
Warenwert
Prozesskosten
De reden hiervoor is dat bij aanbestedingen niet alleen rekening moet worden gehouden met de waarde van de goederen, maar ook met de proceskosten die ermee gepaard gaan.
Met andere woorden, alle kosten die voortvloeien uit het bestellen van een C-part. Deze omvatten alle uitgaven voor productselectie, leveranciersselectie, bestelproces, goederenontvangst, goederentoewijzing, goederendistributie, factuurcontrole, boekhouding en archivering.
Voor A- en B-parts bedragen de proceskosten gemiddeld ongeveer 20% van de aankoopkosten.
Aangezien de inspanning voor de aankoop van C-parts aanzienlijk hoger is, komen de proceskosten zeer vaak overeen met een veelvoud van de werkelijke waarde van de goederen.
Proceskosten maken inkoop aanzienlijk duurder
Een eenvoudige combinatietang, die de leverancier voor € 22,- aanbiedt, kost het bedrijf dan in totaal veel meer dan € 100,- ! De prijs voor deze ene bestelling is dus vervijfvoudigd. Maar dat is nog niet alles!
Qua hoeveelheid maken C-parts het leeuwendeel uit van de aan te schaffen goederen. Daarom plaatst een gemiddeld bedrijf vaak enkele duizenden individuele bestellingen per jaar.
Met een verondersteld, maar in de praktijk vrij reëel, proceskostenaandeel van 89 euro en een jaarlijks ordervolume van 6000 bestellingen, lopen de proceskosten alleen al snel op tot 534.000 euro.
In het ergste geval is de levering van C-onderdelen niet centraal geregeld in een onderneming of bedrijf. In dit geval is elke afdeling min of meer verantwoordelijk voor de bevoorrading van zichzelf met de vereiste C-parts. Aangezien de afdelingen niet op elkaar zijn afgestemd, worden identieke artikelen verschillende malen en bij verschillende leveranciers van C-parts besteld. Er wordt vrijwel niet onderhandeld over prijzen of gebruik gemaakt van kortingen of staffels. Wij hebben deze en andere negatieve effecten van Maverick-Buying uitvoerig behandeld.
Het doel van professioneel C-parts management is de aanschaf van de benodigde goederen te optimaliseren en zo de kosten voor deze activa te verlagen. Het gaat echter niet alleen om het bereiken van betere productprijzen bij de inkoop. De veel grotere hefboom voor efficiënte aanbestedingen is de verlaging van de soms hoge proceskosten. Daarom heeft C-parts management niet alleen betrekking op de inkoopafdeling. In plaats daarvan moeten alle bij het aanbestedingsproces betrokken diensten erbij worden betrokken.
Bovendien moet het C-parts management niet alleen bij de aankoop, maar ook bij de productie worden toegepast. Daarbij is onderdelenbeheer veel gemakkelijker toe te passen in de industrie of in de verwerkende sector. Dit komt omdat de behoefte aan bepaalde artikelen zoals schroeven, moeren, sluitringen of kabelbinders rechtstreeks verband houdt met de productie.
Daartoe worden in de productie automatische goederenuitgiftemachines, transportcontainers of Kanban-systemen voor rekken en dozen gebruikt. De terugname van goederen, bijvoorbeeld uit het Kanban-rek, wordt dan elektronisch geregistreerd.
Samen met de kerncijfers van de huidige voorraad en de geplande vraag kunnen in het ERP-systeem automatisch en op tijd orders worden gegenereerd.
Het doel is te zorgen voor een constante beschikbaarheid van alle benodigde onderdelen zonder hoge opslagkosten.
C-parts management wordt moeilijker bij aanbestedingen. Er zijn veel meer factoren die een rol spelen en de werkelijke vraag kan slechts in beperkte mate worden gepland. Daarom willen wij het terrein van de aanbestedingen nader bekijken.
Door de complexe onderlinge verbanden is het beheer van C-parts bij aanbestedingen verreweg de grootste uitdaging. Dit geldt vooral wanneer de aankopen op dit gebied tot dusver ongecoördineerd zijn verlopen. In dit geval is het in de praktijk succesvol gebleken om stap voor stap te werk te gaan bij het opzetten van C-parts management.
Bestaande managementsystemen steeds opnieuw bekijken
Zelfs als een onderneming een goed functionerend C-parts management heeft, is het zinvol af en toe afzonderlijke punten onder de loep te nemen. In een markt die steeds sneller evolueert, moeten ook de beschikbare opties voortdurend opnieuw worden bekeken. Alleen op die manier kan het optimalisatiepotentieel volledig worden benut.
Efficiënte werkprocessen en elektronisch ondersteunde aanbestedingen zijn het geheime recept voor een succesvol bedrijf. Maar zelfs de aankoop van ogenschijnlijk goedkope kleine onderdelen moet zorgvuldig gebeuren. Want vooral op dit gebied kunnen de proceskosten onder bepaalde omstandigheden exploderen. Deze kosten zouden dan via de productprijs aan de klanten moeten worden doorberekend. Als gevolg daarvan lijdt het concurrentievermogen van de onderneming.
De invoering van een efficiënte C-parts oplossing kan dit zeker voorkomen en ook de proceskosten drastisch verlagen. De optimalisering van de aankoop van C-parts is echter niet alleen een show van de inkoop. In plaats daarvan moeten alle bij de aanbestedingen betrokken diensten actief worden ingeschakeld. Alleen dan kan een inkoper begrijpen waarom onderhoudspersoneel absoluut een gekalibreerde meetapparatuur nodig heeft. Anderzijds kunnen collega's van de inkoopafdeling aannemelijk maken waarom het management bij de inkoop de voorkeur geeft aan bepaalde instrumenten, meetapparatuur of leveranciers.