Maverick-Buying
Aankopen, of beter gezegd de inkoop, zijn in bedrijven en ondernemingen vaak verschillend geregeld. Sommige van de bestaande procedures zijn in de loop van tientallen jaren ontwikkeld. De werkplaatschefs hebben bijvoorbeeld altijd zelf de telefoon opgenomen om de nodige reserveonderdelen of een vereist meetapparaat te bestellen.
Ook al was dit in het verleden nooit een probleem, dergelijke inkoopmethoden zijn niet meer van deze tijd. Moderne bedrijven werken immers met een gecentraliseerde en digitaal ondersteunde inkoop van goederen. Maar ook alle werknemers van het bedrijf moeten zich strikt aan de specificaties houden. Anders ontstaat er een contraproductieve dynamiek in de inkoop, die in vakkringen "maverick buying" wordt genoemd. In dit artikel gaan wij nader in op wat hiermee wordt bedoeld en welke gevolgen dit heeft voor de onderneming.
Meer informatie over e-Procurement
Zoals zoveel termen in het dagelijks leven is de term "Maverick Buying" afkomstig uit de Engelse taal. Maverick betekent eenling, afvallige of meesterloos.
Met andere woorden, alle aankopen die worden gedaan zonder medeweten of hulp van de inkoopdienst. Er zijn echter andere vormen van buitenissig koopgedrag. In de volgende tabel hebben wij de drie basisvormen uitgesplitst:
Basisvormen van buitenissig koopgedrag (Maverick buying)
| Type 1 | Inkoopprocessen zonder de afdeling inkoop erbij te betrekken. | Werknemers kiezen zelf de leverancier en plaatsen op eigen gezag een bestelling. |
| Type 2 | De afdeling inkoop is te laat betrokken. | Inkoop is alleen operationeel actief. Leveranciersanalyse en prijsonderhandelingen zijn niet langer mogelijk. |
| Type 3 | Bestaande contracten worden niet gebruikt. | De bestellingen worden bij de juiste leverancier geplaatst, maar van de betere inkoopvoorwaarden wordt geen gebruik gemaakt. |
Het percentage Maverick Buying kan vrij gemakkelijk worden gemeten door de beschikbare cijfers te vergelijken. Omdat er verschillende basisvormen van "maverick buying" zijn, zijn er ook verschillende manieren om dit te meten:
Maverick-Buying-aandeel
Hiervoor wordt het inkoopvolume vergeleken met het financiële volume van de leveranciers. Het verschil beschrijft de hoeveelheid goederen die zonder tussenkomst van de inkoopafdeling is aangekocht. Het betreft de basisvormen type 1 en type 2.
Benuttingsgraag van de contracten
De benuttingsgraad van de contracten geeft informatie over de orders waarvoor de contractvoorwaarden zijn gebruikt.
Prijsconformiteitspercentage
Het prijsconformiteitspercentage geeft aan voor welke bestellingen de contractvoorwaarden niet werden toegepast. Het blijft echter de vraag of de werkelijk betaalde prijs overeenstemt met de in het contract overeengekomen prijs.
Voorwaarde nalevingsratio
Het conformiteitspercentage geeft aan of de toegepaste voorwaarden overeenstemmen met de contractvoorwaarden.
Afwijkende inkopen kunnen zeer uiteenlopende redenen hebben en hoeven niet altijd een probleem te zijn. Wij hebben enkele mogelijke redenen voor u op een rijtje gezet:
Zoals u ziet, zijn er veel redenen voor buitenissige aankopen. Niet alleen werknemers kunnen worden verleid tot buitenissige aankopen. Zelfs mensen in de raad van bestuur of in het management hebben de neiging om af en toe inkopen in de onderneming te doen die niet aan de regels voldoen.
In de eerste plaats kost het kopen van Maverick Buying veel meer geld dan de verantwoordelijken vaak willen toegeven. Dit komt doordat de tijd die aan downstream-processen (goederenontvangst en financiële boekhouding) wordt besteed, vaak zeer hoog is en met aanzienlijke kosten gepaard gaat. Ook andere negatieve effecten kunnen het gevolg zijn:
-
Door het gebrek aan prijsvergelijking worden goederen tegen een te hoge prijs gekocht.
-
Er worden geen of onvoldoende prijsonderhandelingen gevoerd.
-
Er zijn hogere kosten als gevolg van kleinere hoeveelheden of tekorten.
-
Er is geen transparantie in de huidige orders.
-
De voordelen van bestaande kaderovereenkomsten kunnen niet worden benut.
-
De waarde van de bestelling is niet opgenomen in de doelovereenkomst met de leverancier.
-
Bonus schalen worden niet bereikt en kortingen kunnen niet worden gebruikt.
-
Imagoschade als bestaande leverancierscontracten niet worden nageleefd.
Kortom, de negatieve effecten van Maverick Buying aankopen zijn zeer dikwijls vele malen groter dan de verhoopte voordelen. Daarom moet het doen van buitensporige aankopen met passende maatregelen zoveel mogelijk worden beperkt.
Net zo divers als de redenen voor "wild" winkelen zijn de oplossingen om het te voorkomen. Wij hebben een aantal belangrijke oplossingen voor u op een rijtje gezet.
Maverick Buying is heel vaak goed bedoeld om de bevoorradingsketen in stand te houden of niet in gevaar te brengeng. Maar het omzeilen van de bestaande inkoopprocessen kost de onderneming vaak veel meer dan dat het oplevert. Aangezien de financiële schade soms vrij hoog kan oplopen, moeten de richtlijnen voor inkoop duidelijk worden omschreven en ook netjes worden gecommuniceerd binnen het bedrijf. Moderne en digitale systemen voor zakelijk inkopen bieden ook de mogelijkheid om personeelsleden buiten de inkoopafdeling bij de inkoop te betrekken. Door het toewijzen van autorisaties en budgetten kan dringend benodigd materiaal binnen de afdeling worden aangeschaft in overeenstemming met de geldende inkoopregels. Om dit alles soepel te laten verlopen, is intensieve communicatie noodzakelijk.