Inkoopbeheer
Bij de inkoop van producten moeten de beschikbare financiële middelen verstandig en efficiënt worden gebruikt. Want verkeerde beslissingen bij commerciële aanbestedingen kunnen in het ergste geval de toeleveringsketen naar de klant in gevaar brengen. Om dergelijke fouten te vermijden, beschikken veel bedrijven over een inkoopbeheer. Wij leggen u graag uit wat er achter deze term schuilgaat en laten u zien welke besparingsmogelijkheden inkoopbeheer biedt.
Meer artikelen over e-Procurement
Simpel gezegd is inkoopbeheer of supply management verantwoordelijk voor de bevoorrading van een onderneming, een autoriteit of een bedrijf. Bevoorrading heeft niet alleen betrekking op materiële goederen. Ook diensten, informatie en kapitaal moeten naar behoefte worden aangekocht. Het inkoopbeheer is dus de centrale plaats waar alle beslissingen betreffende inkoop worden genomen. De beslissende personen beoordelen steeds de huidige marktsituatie en wegen de kosten en baten af.
Risicobeheer is een belangrijk onderdeel van het inkoopmanagement. Hier worden onder andere beslissingen genomen over de vraag of een binnenlandse leverancier, waarvan de kwaliteit en het leveringsvermogen gewaarborgd zijn, kan worden vervangen door een internationale leverancier. De ervaring leert dat wereldwijd actieve leveranciers aanzienlijk goedkoper zijn, maar hun know-how, kwaliteit en leverbaarheid zijn vaak riskant.
Om leveranciers te vinden maken grote bedrijven of zelfs overheidsinstanties gebruik van uitgebreide aanbestedingen op speciale portaalsites. Bij de daaropvolgende gunningsprocedures worden dan de voor de onderneming beste leveranciers geselecteerd.
Een andere belangrijke taak van het inkoopbeheer is de controle. Door een nauwkeurige analyse van de bestaande processen en procedures kan precies worden nagegaan welke optimalisaties en kostenbesparingen nog mogelijk zijn.
Maar ook het onderhandelen over prijzen en kortingen en het sluiten van contracten met leveranciers behoren tot de belangrijke taken van het inkoopbeheer.
Het belangrijkste doel en de essentiële taak is de continuïteit van de voorziening van het eigen bedrijf met goederen en diensten van hoge kwaliteit. Dit is de enige manier om de functionaliteit van het bedrijf en de kwaliteit van de voor de klant geproduceerde goederen te garanderen. Verdere ondergeschikte doelen zijn:
-
Optimalisatie van proceskosten voor magazijn en logistiek.
-
Analyse en optimalisering van bestaande inkoopprocessen.
-
Opstellen van gedetailleerde behoeftenanalyses en marktanalyses voor aanbestedingen.
-
Uitwerken van inkoopstrategieën.
-
Voorbereiden van leveranciersanalyses en maken van leveranciersselecties.
Al deze doelstellingen kunnen uiteindelijk in één punt worden samengevat: om de kosten-batenverhouding voor de onderneming te verbeteren.
Om de bovengenoemde doelstellingen te kunnen verwezenlijken, heeft inkoopbeheer betrekking op strategische inkoop en operationele inkoop. De twee gebieden verschillen duidelijk in hun taken.
Strategische Inkoop
Strategisch inkoopbeheer is gebaseerd op de middellange- tot langetermijndoelstellingen van een onderneming. Geschikte strategieën worden ontwikkeld om te bepalen in hoeverre materiële goederen en diensten nodig zijn om de doelen te bereiken die de onderneming zich heeft gesteld. Deze strategieën omvatten onder meer de analyse van de vraag en de inkoopmarkt, maar ook de organisatie van de leveranciers. Er worden echter ook make-or-buy-beslissingen genomen over welke onderdelen in huis moeten worden vervaardigd of moeten worden aangekocht. Bij alle beslissingen wordt steeds rekening gehouden met de vereiste kwaliteit, beschikbaarheid en een risicobeoordeling om de interne waardeketen niet in het gedrang te brengen. Door middel van een uitgebreide controle worden de huidige procedures gecontroleerd, zodat zo nodig tegenmaatregelen kunnen worden genomen.
Operationele inkoop
Het operationele inkoopbeheer is belast met de interne uitvoering van inkoopprocessen. In tegenstelling tot strategische inkoop, die ook voor de langere termijn kan worden gepland, moet bij operationele inkoop snel en in sommige gevallen op korte termijn kunnen worden gehandeld. In geval van een bedrijfsstoring door een defecte machine of installatie moeten de nodige reserveonderdelen zo snel mogelijk bij een geschikte leverancier worden aangevraagd.
Maar ook producten voor service, onderhoud en reparatie moeten op tijd kunnen worden aangeschaft. In het geval van regelmatig benodigde bedrijfsmiddelen voor de productie of kantoorbenodigdheden en -gereedschappen die aan slijtage onderhevig zijn, moet het operationele beheer meer aandacht besteden aan de beschikbare hoeveelheid, de opslagcapaciteit, de herkomst, het tijdstip van levering, de prijs en de kwaliteit.
Strategische en operationele inkoop in een onderneming gaan hand in hand om ervoor te zorgen dat alle benodigde goederen en diensten beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. De inkoophoeveelheden moeten echter zodanig worden beheerst dat het beschikbare bedrijfskapitaal niet onnodig wordt vastgezet met goederen die vervolgens lange tijd ongebruikt in voorraad blijven.
Strategische bedrijfsmiddelen, ook wel A- en B-parts genoemd, nemen een groot deel van het inkoopvolume voor hun rekening. Niettemin worden zij gewoonlijk door een beheersbaar aantal leveranciers aangeboden. De situatie is anders voor operationele middelen, die ook wel C-parts worden genoemd. Door het grote aantal verschillende producten is een evenredig groot aantal verschillende leveranciers nodig. Als ook leveranciers met soortgelijke productassortimenten worden vermeld, wordt het vinden van het juiste product of de juiste leverancier een tijdrovende taak voor de inkoopafdeling. Bovendien vereist het interne inkoopproces niet alleen de beoordeling van de behoeften en de selectie van de leveranciers, maar ook de naleving van de richtlijnen voor vrijgave, het plaatsen van bestellingen en de verwerking van de bestellingen.
Maverick-Buying
Aangezien C-parts meestal een plotseling en onregelmatig terugkerend vereiste zijn, handelen werknemers of afdelingen vaak op eigen gezag. Zij kopen dan op eigen houtje in, los van de interne inkoopprocessen van het bedrijf. Deze buitenissige aankopen worden niet gedaan met kwade bedoelingen, maar vaak gewoon uit enorme tijdsdruk of onwetendheid.
Om het officiële inkoopproces te versnellen en de transparantie en meetbaarheid van de processen te vergroten, zijn er verschillende oplossingen voor elektronisch ondersteunde inkoop met OCI/Punchout, Smart Procurement of zelfs de eCatalogue. Door de toewijzing van budgetten en vrijgaverechten in e-procurement hebben de medewerkers van de verschillende afdelingen vervolgens ook de mogelijkheid om dringend benodigde C-parts snel en toch in overeenstemming met de inkooprichtlijnen aan te schaffen.
Met behulp van de ABC-analyse kunnen alle materialen die een onderneming nodig heeft, in drie klassen worden verdeeld. De indeling is gebaseerd op de verscheidenheid van de artikelen en de waarde van de gekochte goederen. De in de tabel vermelde %-waarden dienen als richtsnoer in het getoonde geval, dat in het eigen bedrijf enigszins kan afwijken.
ABC-verdeling van de inkoop
| A-Parts | Weinig verscheidenheid aan artikelen Hoge aanschafkosten |
10% van de artikelen vertegenwoordigen 80% van het aankoopvolume |
| B-Parts | Medium artikel variëteit Middelgrote aanschafkosten |
40% van de artikelen maken 15% van het aankoopvolume uit |
| C-Parts | Grote verscheidenheid aan artikelen Lage aanschafkosten |
50% van de artikelen maken 5% uit van het aankoopvolume |
Met hun lage aanschafkosten en geringe inkoopvolume vallen C-parts niet noodzakelijkerwijs op bij het materiaalbeheer.
Toch biedt dit het grootste besparingspotentieel voor het beheer van aanbestedingen. Want vaak zijn de proceskosten voor de aankoop van C-parts, met ongeveer 80%, vele malen hoger dan de werkelijke waarde van de goederen (ongeveer 20%) van het aan te schaffen artikel.
Een e-Procurementoplossing die past bij de onderneming en de bundeling van potentiële leveranciers vermindert de proceskosten en creëert zo een enorm besparingspotentieel. Dit proces wordt door deskundigen ook Tail Spend Management genoemd.
Verdeling van strategische en operationele activa
A- en B-parts
C-parts
In zijn dagelijks werk opereert het inkoopbeheer altijd in een spanningsveld tussen voorzieningszekerheid (1), prijsconcurrentie/leveranciersselectie (2) en kostenefficiëntie (3).
De grote kunst is de "gulden middenweg" te vinden tussen de uitersten van de afzonderlijke hoekstenen.
Dit is niet altijd gemakkelijk. Afhankelijk van de situatie kan de basis waarop de huidige beslissingen worden genomen altijd verschuiven naar een van de drie hoeken.
1. Bevoorradingszekerheid
Het beheer van de inkoop moet er absoluut voor zorgen dat de vereiste goederen altijd beschikbaar zijn wanneer zij in de onderneming nodig zijn. Betrouwbare leveranciers die hun leveringstermijnen op betrouwbare wijze nakomen, zijn in de meeste gevallen echter niet de goedkoopste leveranciers. Extra "reserve"-leveranciers die eventuele leveringsknelpunten van de hoofdleverancier kunnen opvangen, verhogen de inspanning die met het leveranciersbeheer gepaard gaat.
2. Prijsconcurrentie/leverancierselectie
Het is uiteraard een voordeel indien verschillende leveranciers rechtstreeks met elkaar concurreren op prijs. Op die manier kunnen kopers altijd profiteren van de beste prijs. Maar voortdurend veranderende leveranciers brengen de continuïteit van de voorziening in gevaar en er moeten veel leveranciers worden beheerd. Hoewel consolidatie van leveranciers het leveranciersbeheer vereenvoudigt, verhindert het prijsconcurrentie.
3. Kostenefficiëntie
De goedkoopste leverancier is zeker voordelig voor de kostenefficiëntie. Maar het is niet altijd de beste leverancier omdat de kwaliteit van de geleverde producten vaak nauw samenhangt met de prijs. Daarom moet de geboden prijs-prestatieverhouding altijd zorgvuldig worden afgewogen. In geval van twijfel is het raadzaam iets meer geld te investeren en er kwaliteitsproducten voor terug te krijgen.
Ongeorganiseerde of slecht functionerende operationele inkoop is een financieel risico voor een bedrijf. Het risico dat de winstgevendheid en de functionaliteit van een hele onderneming in gevaar komen, is groot. Een goed functionerend inkoopbeheer daarentegen zorgt er met efficiënte programma's voor dat alle vereiste goederen en diensten beschikbaar zijn wanneer zij nodig zijn en dat de kosten ervan beheersbaar blijven.
De digitalisering van de interne inkooporganisatie, een doordacht leveranciersbeheer en de implementatie van materiaalinkoop via gestandaardiseerde processen zijn in dit verband een belangrijke hulp.