Supplier Relationship Management
Mensen in kleine ambachtelijke ondernemingen weten meestal precies waar zij de goederen die zij nodig hebben het best kunnen verkrijgen. De kwaliteit en de prijs moeten juist zijn en de bestelde goederen moeten op het aangegeven tijdstip beschikbaar zijn. Daarom hebben vakmensen meestal een persoonlijk contactpersoon bij hun leverancier met wie zij graag en vaak samenwerken. Maar wat goed werkt op kleine schaal is meestal moeilijk op grote schaal. Want in bedrijven, overheden of ondernemingen zijn vaak meerdere personen belast met inkoop en leveranciersondersteuning. Tegelijkertijd is het aantal verschillende toeleveringsbedrijven vele malen groter. Om hier het overzicht te bewaren, werken veel bedrijven en ondernemingen met een SRM-systeem. Wij leggen u graag uit wat dit precies is en waar de voordelen van een SRM-systeem liggen.
Meer artikelen over e-Procurement
De afkorting SRM staat voor Supplier Relationship Management. Met andere woorden, de organisatie van de verschillende relaties tussen een onderneming en haar leveranciers. Hierdoor wordt Supplier Relationship Management een integraal onderdeel van het hogere niveau Supply Chain Management. De ultieme taak van supply chain management is het veiligstellen en onderhouden van de interne toeleveringsketen van de onderneming.
Een leveranciersrelatiebeheersysteem is een belangrijk instrument om de vele leveranciers te beheren en toch voor elke leverancier afzonderlijk te kunnen zorgen. Intussen zijn er min of meer volledige software-oplossingen op de markt waarmee bedrijven alle gegevens over hun leveranciers kunnen registreren en evalueren.
Andere voordelen zijn geautomatiseerde processen, een geïntegreerde data-omgeving, een digitaal archief voor documenten met gecentraliseerde toegang en betere communicatie met leveranciers.
Sommige systemen bieden ook een e-Procurement verbinding voor leveranciers als een alles-in-één oplossing. Op die manier kan de hele waardeketen, van de leverancier tot de eindklant, naadloos in een bedrijf worden bekeken en indien nodig worden geoptimaliseerd.
De doelstellingen van leveranciersrelatiebeheer zijn verschillend en uiteenlopend tegelijk. Bovendien kunnen de doelstellingen van bedrijf tot bedrijf enigszins verschillen. In de meeste gevallen gaat het er echter om de processen tussen de leveranciers en het bedrijf zelf te optimaliseren. Idealiter resulteert dit in een win-win situatie waarvan beide partijen in gelijke mate profiteren. Op die manier is het beheer van de leveranciersrelatie vergelijkbaar met het beheer van de klantenrelatie (CRM), waarbij het erom gaat de processen tussen een onderneming en haar klanten te optimaliseren.
Om een zinvol beheer van de leveranciersrelatie uit te voeren, moeten de individuele leveranciers en hun prestaties worden geëvalueerd. Op basis van de daaruit voortvloeiende evaluatieresultaten en kengetallen worden de leveranciers vervolgens ingedeeld naar hun belang voor de onderneming.
Leveranciers met unieke producten en langdurige banden met de onderneming zijn van bijzonder belang voor het leveranciersrelatiebeheer. Een voortdurende uitwisseling van informatie met deze leveranciers is namelijk van het grootste belang om de kwaliteit van de geproduceerde producten of diensten voortdurend te verbeteren.
Andere belangrijke doelstellingen van Supplier Relationship Management zijn de ontwikkeling, afstemming en optimalisering van operationele bedrijfsprocessen, die uiteindelijk worden afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf. Bij de uitvoering van SRM-doelstellingen is het van essentieel belang dat alle relevante afdelingen zoals inkoop, logistiek, kwaliteitsborging of ontwikkeling en, indien nodig, de vereiste leveranciers worden betrokken.
Verschillende leveranciers hebben een grotere of kleinere invloed op de organisatorische winstgevendheid van een onderneming. In een bedrijf dat elektrische pompen produceert, bijvoorbeeld, speelt de leverancier van roestvrijstalen behuizingschroeven gewoonlijk een ondergeschikte rol. Dit komt omdat de schroeven desgewenst bij verschillende bronnen in dezelfde kwaliteit en tegen dezelfde prijs kunnen worden gekocht. In dit geval zal de tijdsinvestering in een consequent goede relatie met de leverancier eerder klein zijn.
De situatie is anders bij elektromotoren. Vooral wanneer de elektrische aandrijvingen afkomstig zijn van een fabrikant die de motoren specifiek heeft ontwikkeld en geproduceerd voor gebruik in pompen. Bijgevolg is de motorfabrikant een strategisch belangrijke leverancier voor de pompfabrikant. In de meeste gevallen bestaan er langlopende leveringscontracten, die voor beide partijen een zekere beperking van het risico inhouden met betrekking tot de verkoop of de continuïteit van de voorziening. In het kader van een open communicatie zal de fabrikant van de pompen alle informatie betreffende de motoren doorgeven aan de fabrikant van de motoren. Bij een opeenstapeling van defecten of storingen is deze informatie van belang, zodat de motorleverancier eventuele zwakke punten kan elimineren en zo de productkwaliteit kan verbeteren.
Maar het is ook zinvol om de motorfabrikant bij de strategische planning te betrekken wanneer nieuwe pompen worden ontwikkeld. Op die manier kunnen zij hun jarenlange ervaring actief inbrengen en tegelijkertijd zorgen voor de ontwikkeling van geschikte motoren. Dit werkt echter alleen als het management de relatie met de leverancier op basis van partnerschap beheert.
Het doel van een SRM-oplossing is om de inkoop in de bedrijfsvoering te ondersteunen en de leverancier aan het bedrijf te koppelen. Daarvoor worden inkoopgegevens, adres- en stamgegevens, correspondentie en andere informatie in een centrale gegevensbank verzameld. De processen in deze databank kunnen worden voorgesteld als een wiel waarin de leveranciers met regelmatige tussenpozen een cyclus doorlopen. Het proces wordt ook wel "Supplier Lifecycle Management" genoemd en bestaat uit de volgende stappen:
Onboarding
De toegang tot Life Cycle Management kan ofwel op verzoek van de inkoopafdeling ofwel via een aanvraag van de leverancier gebeuren.
Kwalificatie
Bij de kwalificatie wordt nagegaan of de leverancier en het aangeboden productassortiment goed bij de onderneming passen.
Beheer van contracten
In het leverancierscontract worden de voorwaarden voor de inkoop geregeld en worden alle afspraken voor de operationele samenwerking gemaakt.
Evaluatie van leveranciers
Bij de evaluatie van rollende leveranciers spelen leveringshoeveelheden, prijs, kwaliteit, naleving van normen, leveringscapaciteit en betrouwbaarheid een belangrijke rol.
Classificatie
Leveranciers worden ingedeeld volgens de evaluatie en hun belang voor de onderneming.
Risicobeheer
De evaluatiepunten omvatten liquiditeit, wanbetalingsrisico en ook terugnemingsvoorwaarden.
Offboarding
Indien de ontwikkeling van de leverancier niet bevredigend is, kan de leverancier van boord worden gehaald.
Qualifizierung
Vertragsmanagement
Lieferantenbewertung
Klassifizierung
Risikomanagement
Door regelmatig de leveranciersstatus te controleren, wordt het nodige taakbeheer afgeleid. Waarschijnlijk de belangrijkste taak is de regelmatige leveranciersvergadering. Hier worden de huidige voorwaarden besproken, eventuele mogelijkheden tot verbetering aangegeven en nieuwe afspraken gemaakt. Zelfs voor moeilijke onderwerpen zijn de verzamelde gegevens van het SRM-systeem uiterst nuttig en een solide basis voor onderhandelingen.
Het gebruik van een SRM-systeem biedt het management van aanbestedingen een zeer groot potentieel om de kosten te verlagen en de rentabiliteit te verhogen. Om de bestaande mogelijkheden te kunnen benutten, is een intensief en coöperatief partnerschap met de toeleverende bedrijven absoluut noodzakelijk.
Relatiebeheer is bijzonder belangrijk voor strategische aankopen en strategische leveranciers. Daarom moet zorgvuldig worden nagegaan welke leverancier belangrijk is voor de strategie van de onderneming en hoeveel engagement in de leveranciersrelatie moet worden geïnvesteerd. Alleen dan kunnen de beschikbare middelen optimaal worden gebruikt. En het allerbelangrijkste: hoe intensiever de betrekkingen met de leveranciers worden onderhouden, hoe gemakkelijker het is om ongecompliceerde en snelle oplossingen te vinden als er iets niet zo goed gaat in de zaken.