Procure-to-Pay
De aankoop van goederen in bedrijven en ondernemingen is altijd een arbeidsintensieve aangelegenheid. De selectie van geschikte producten en de bestelling bij de leverancier zijn slechts het kleinste onderdeel van het proces. Ten laatste wanneer de factuur voor de geleverde goederen binnenkomt, is dit het startsein voor tijdrovende en soms behoorlijk vervelende handelingen. Daarbij komen steeds dezelfde vragen aan de orde:
Wie heeft dit besteld? Is er een innkoopverzoek voor? Waar is de afleveringsbon? Voor welke bestelling waren de goederen nodig? Wie moet de betaling vrijgeven? Wanneer moet de betaling worden gedaan?
Het zou fijn zijn als hier een eenvoudige oplossing voor was. Dat is er met Procure-to-Pay. Wij leggen u graag uit wat dit is en welke voordelen het u biedt.
Meer artikelen over e-Procurement
Procure-to-pay of purchase-to-pay of P2P betekent van inkoop tot betaling. Dit betekent dat het inkoopproces, d.w.z. de elektronisch ondersteunde aanschaf van goederen en diensten, niet ophoudt bij de levering. In plaats daarvan omvat procure-to-pay alle stappen van het inkoopproces binnen een onderneming. Dat wil zeggen, vanaf de kennisgeving van het verzoek tot de verwerking en betaling van de factuur.
Procure-to-Pay is dus een holistische oplossing die op elk moment een volledig overzicht biedt van de lopende aankoopprocessen. Vooral in ondernemingen en bedrijven met een groot aantal leveranciers en een groot volume aan bestellingen is P2P een waardevolle hulp om efficiënt om te gaan met de beschikbare middelen bij de inkoop.
In ons artikel "Inkoopproces" hebben wij de afzonderlijke stappen voor het plaatsen van opdrachten voor goederen opgesomd en in detail beschreven. Daarom willen wij hier in dit hoofdstuk de aanbestedingen in een iets eenvoudiger vorm presenteren. Het essentiële kenmerk van het volledige P2P-proces is de naadloze overdracht van gegevens en informatie zonder mediabreuk. Dit betekent: dankzij e-procurement is het niet meer nodig om strookjes papier of formulieren met de hand in te vullen en ze later opnieuw handmatig in het systeem in te voeren. Alle informatie, van de kennisgeving van de vraag tot de vrijgavescenario's en de betaling, wordt automatisch in kaart gebracht als een holistisch proces dat duidelijk in het interne ERP-systeem is opgenomen.
Overzicht van de afzonderlijke P2P stappen
Inkoop
Betaling
1. Vordering
2. Ordervrijgave
3. Winkelwagenbestelling
4. Inkomende goederen
5. Eelektronische factuur
6. Factuur afstemming
7. Betalingsvrijgave
8. Verrekening van de factuur
In het ideale geval verlopen de processen automatisch. Wanneer bijvoorbeeld het minimum voorraadniveau voor verbruiksgoederen is bereikt, genereert het systeem automatisch een bestelling. Nadat de goederen zijn ontvangen en de elektronische factuur is ontvangen, vindt een vergelijking met de bestelling plaats en kan de factuur worden vrijgegeven voor betaling. Er worden dus geen documenten op papier verzonden, maar de procure-to-pay-processen worden afgehandeld door middel van EDI-berichten (Electronic Data Interchange). De verantwoordelijke personen op de inkoopafdeling zijn dan alleen nog maar bezig met het controleren van de lopende bestellingen.
Om een e-Procurement oplossing zoals P2P te kunnen gebruiken, is een ERP-systeem vereist. De afkorting ERP komt uit het Engels en staat voor Enterprise Resource Planning. Volgens de definitie gaat het om een softwareondersteunde planningshulp voor ondernemingen om de beschikbare capaciteiten optimaal te kunnen benutten.
Afhankelijk van de softwarefabrikant, varieert ERP-software van materiaalbeheer, financiën en boekhouding, human resources, productie, verkoop en diensten tot onderzoek en ontwikkeling. Om gebruik te kunnen maken van Procure-to-Pay moet het terrein van het materiaalbeheer worden bestreken en moeten alle interne procedures voor de aanschaf van materialen erin worden opgenomen.
Dergelijke systemen bieden vaak de mogelijkheid om een leverancier aan te sluiten via OCI of eCatalogue. Hierdoor kunnen aankoopaanvragen rechtstreeks in het interne ERP-systeem van het bedrijf worden gedaan. Bovendien moet de ERP-software in staat zijn de gegevensrecords te verwerken die elektronisch via een EDI-verbinding worden doorgestuurd. Uiteraard moeten ook de leveranciers of onderaannemers het procure-to-pay proces digitaal ondersteunen. Bij aansluiting op het Conrad Sourcing Platform kunnen wij onze zakelijke klanten graag voorzien van de benodigde EDI-aansluiting.
Ook al lijkt het P2P-proces op het eerste gezicht zeer ingewikkeld, de voordelen van het gebruik van een P2P-oplossing zijn enorm. Wij hebben enkele van de belangrijkste punten hier kort samengevat:
In de huidige dynamische economie moeten bestaande processen altijd onder de loep worden genomen en zo nodig worden geoptimaliseerd. Dit is des te belangrijker wanneer bijvoorbeeld aanbestedingsprocessen gepaard gaan met navenant hoge organisatiekosten. In het kader van de digitale transformatie biedt Procure-to-Pay een waardevol instrument om deze kosten te verlagen. Bovendien wordt een departementsoverschrijdende samenwerking van alle bij het aanbestedingsproces betrokken personen mogelijk gemaakt. Niettemin blijven alle aanbestedingsprocessen transparant en kan snel worden gereageerd op veranderende situaties. Maar het beste van alles: hoewel Procure-to-Pay een moderne en holistische oplossing is, kan het volledige P2P-proces stap voor stap worden opgebouwd en ingevoerd.